Leveransprocess

Följande anvisning beskriver rutiner för informationsleveranser. Följande aktörer ingår i leveransprocessen:

Beställare – Med Beställare avses beställare av information, exempelvis en Projekteringsledare som beställer systemhandlingar av projektets konsulter.
Leverantör – Med Leverantör avses leverantör av informationsleveransen, det vill säga den aktör som levererar information till Beställaren.
Informationssamordnare – Administrerar och samordnar informationsleveransen.

Informationsleveranser består av nedan beskrivna huvudaktiviteter:

Initiera Informationsleverans. [Beställare]
Skapa leveransyta. [Informationssamordnare]
Leverera förteckningar (Status: INFORMATION -> PRELIMINÄR). [Utförare]
Granska förteckningar. [Beställare] -> [Informationssamordnare]
Genomför eventuellt Provutskick. [Alla]
Genomför Informationsleverans (Status: GRANSKNING). [Utförare]
Genomför Gransknings- och godkännande-process. [Alla]
Paketera och distribuera leveransen. [Beställare]
Avsluta Informationsleverans. [Beställare]

Huvudaktiviteterna ovan beskrivs mer detaljerat nedan.

Initiera Informationsleverans. [Beställare]

Vi initiering av informationsleveranser planeras följande aktiviteter och tidsätts i projektets Leveranstidplan:

Leverans Handlingsförteckning (Status: INFORMATION -> PRELIMINÄR)
Leverans av Provutskick (Om aktuellt)
Leverans Handlingar (Status: GRANSKNING)
Granskningsmöte
Leverans Handlingar (Status: GODKÄND)
Distribution handlingar (Om aktuellt)
Avslut Informationsleverans

Aktiviteten avslutas genom att kommunicera planerad leverans med projektets Informationssamordnare och berörda Leverantörer

Skapa leveransyta [Informationssamordnare]

Programmets informationssamordnare skapar en mappuppsättning för den aktuella leveransen där varje Leverantör av en informationsleverans tilldelas en specifik leveransmapp. Mapparna namnges enligt projektets namnkonvention för Leverans-ID.

Leverera förteckningar [Leverantör]

Varje Leverantör av en Informationsleverans levererar förteckningar (Status: INFORMMATION) med syfte att redovisa planerad omfattning av leveransen. Informationsleveransens omfattning baseras på tillhörande Leveransspecifikation/er.

Kontrollera förteckningar [Beställare] - [Informationssamordnare]

Beställaren av Informationsleveransen börjar med att kontrollera den planerade omfattningen av leveransen. Därefter kontrolleras innehållet av projektets Informationssamordnare. Följande delar ingår i granskningen:

Metadata i sidhuvud,
Filbenämning, och
Ritningsnumrering.

Efter genomförd kontroll uppdateras förteckningarna (Status: PRELIMINÄR). (Under denna aktivitet används begreppet ”kontrollera” i stället för ”granska” eftersom den officiella granskningen sker senare i processen).

Genomför provutskick [Alla]

Ett Provutskick fungerar som en förgranskning av kommande Informationsleverans. En sådan genomförs för att göra Leverantörer bekväma i angivna leveransrutiner samt för att minimera antalet fundamentala granskningskommentarer under kommande Gransknings- och godkännandeprocess. Behovet av ett Provutskick avgörs av Informationsleveransens Beställare. För genomförande, se angiven anvisning för Provutskick.